Timo Aro

Näkyykö ehkäisevä työ kunnissa?

Ehkäisevän työn näkyminen kunnissa edellyttää, että se nähdään nykyistä enemmän kuntien omana investointina tulevaisuuteen.

Ehkäisevän työn yksiselitteinen määrittely on haastavaa, ellei mahdotonta. Määrittely riippuu määrittelijästä ja näkökulmasta. Ehkäisevä työ on kuin saippua, johon voidaan tarttua usealla eri otteella, mutta josta on vaikea saada pysyvää ja pitävää otetta. Ehkäisevä työ on yksinkertaistaen ennakoivaa tekemistä ennen varsinaista tekemistä. Keskityn tässä artikkelissa siihen, miten ehkäisevän työn tuotokset siirtyvät ns. kunnan normaalitoimintaan. Ehkäisevän työn tuotoksilla tarkoitetaan malleja, menetelmiä, käytäntöjä, prosesseja, järjestelmiä ja toimintatapoja.

Ehkäisevä työ on mitä suurimmassa määrin kuntien omaa innovaatiotoimintaa. Ehkäisevän työn tuotokset ovat luonteeltaan ns. palveluinnovaatiota eli uuden palvelun tarjoamista uudelle kohderyhmälle, olemassa olevan palvelun tarjoamista uudelle kohderyhmälle tai uutta palvelua vanhoille kohderyhmille. Useissa kunnissa innovaatioiden soveltamista ja siirtämistä rajoittaa kuitenkin uusiutumisen jähmeys, jäykkyys ja hitaus.

Ehkäisevään työn tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden mittaamiseen liittyy samankaltaisia haasteita kuin kaikkeen kehittämistyöhön. Tulokset ovat usein arvioitavissa vasta keskipitkällä tai pitkällä aikavälillä ja toimintaan liittyy usein ennakoimattomia ja ei-aiottuja vaikutuksia. Ehkäisevän työn paradoksi on, että toiminta on onnistuneimmillaan silloin, kun se on tehnyt itsensä tarpeettomaksi. Ehkäisevän työn merkitys tulee kunnissa parhaiten esiin ääritilanteissa: kun toiminta loppuu yllättäen tai kun se on kyetty huomaamatta sulauttamaan osaksi kunnan normaalia palvelujärjestelmää.


Normaali- ja kehittämistoiminnan erot

Normaali- ja kehittämistoiminta eivät ole toisiaan poissulkevia asioita. Haasteena on useissa kunnissa se, että ehkäisevä työ ulkoistetaan erillisiksi ja määräaikaisiksi toimenpiteiksi tai kehittämishankkeiksi. Kuntien normaalitoimintaan liittyvät usein rajalliset toimintaresurssit, tiukka budjetointi ja menokuri, jatkuvat organisaatiomuutokset, asiakastyön krooninen kiire, vähäinen aika kehittämistyöhön, henkilöstön työssä jaksamisen haasteet jne. Osaaminen, jaksaminen ja motivaatio ovat koetuksella.

Ehkäisevässä työssä on usein päinvastainen tilanne: ominaispiirteenä on jonkin uuden luominen, suunnittelu ja kehittäminen. Ehkäisevää työtä tehdään usein kehittämistyön tavoin "urakkatyönä" eli toiminnalle on määritelty selkeät tavoitteet, resurssit ja aikataulut ja sille on kohtuulliset resurssit. Tämä johtaa henkilöstön näkökulmasta helposti innostavampaan työotteeseen kuin rajattujen resurssien varassa toimiva normaalitoiminta. Vapaus kehittää ja kokeilla tukee henkilökohtaisen osaamisen, erityisasiantuntemuksen ja verkosto-osaamisen kasvua.


Vastaanottajien hylkimisreaktio

Normaali- ja kehittämistoiminnan intressit ajautuvat usein leikkauspisteeseen siinä vaiheessa, kun ehkäisevän työn tuotoksia siirretään osaksi normaalitoimintaa tai pysyviä rakenteita. Tässä on kyettävä ylittämään useita kuiluja. Kutsun siirtäjien ja vastaanottajien välisiä kuiluja vastaanottajien hylkimisreaktion voittamiseksi.

Talous- ja resurssikuilu viittaa nimensä mukaisesti käytettävissä oleviin resursseihin. Ehkäisevään tai kehittämistyöhön on tavallisesti enemmän resursseja asiakasta, yksilöä ja toimenpidettä kohden kuin normaalitoiminnassa. Erilaisia vaihtoehtoisia ratkaisumalleja voidaan kokeilla ja valita lopuksi toimivin malli. Räätälöidyt resurssit mahdollistavat usein ulkopuolisten asiantuntijoiden käytön. Kehitettävää mallia tai palvelua voidaan mukauttaa ja sopeuttaa tarvelähtöisesti.

Dialogikuilu liittyy tiedon- ja kokemuksenvaihtoon: mitä enemmän siirtäjien ja vastaanottajien välillä on avointa dialogia, sitä paremmin vastaanottajat sitoutuvat tuotoksen käyttöönottoon. Jos siirtäminen aloitetaan vasta "urakan" päättyessä eikä vastaanottajilla ole mahdollisuuksia osallistua tuotoksen kehittämiseen, tulokset jäävät usein vaatimattomaksi ja irralleen normaalitoiminnasta.

Aikakuilu tarkoittaa kehittämistoimintaan liittyvää aikaviivettä. Ehkäisevässä työssä tehdään usein kehittävää, kokeilevaa ja soveltavaa pioneerityötä. Kuntien peruspalvelujen toimintaympäristö ei ole välttämättä kypsä hyödyntämään tai vakiinnuttamaan välittömästi ehkäisevän työn tuotoksia. Normaalitoiminnan näkökulmasta tuotokset voivat olla liikaa aikaansa edellä, liian pitkälle räätälöityjä, liian yksilöllisiä tai liian kalliita osana peruspalveluita. Tuotos voi olla kypsä käyttöönotettavaksi vasta vuosien kuluttua, jolloin kehitystyön huolellinen dokumentointi-, palaute- ja arviointitieto on keskeisessä roolissa.


Miten ehkäisevän työn innovaatiot siirretään?

Tuotosten tai innovaatioiden siirtäminen kunnan perustoimintaan ei ole helppoa tai suoraviivaista toimintaa. Tuotosten leviäminen ei voi olla Mulganin ja Alburyn (2003) sanoin vain päivystävien "innovaatioupseereiden vastuulla". Siirtäminen edellyttää suunnitelmallista ja pitkäaikaista prosessia sekä sitä hankaloittavien esteiden ylittämistä. Se edellyttää vähintään seuraavien neljän vähimmäisvaatimuksen läpikäymistä.

Ensimmäinen vähimmäisvaatimus liittyy kehitetyn tuotoksen "paketointiin". Se on paketoitava sellaiseen muotoon, että vastaanottaja ymmärtää mitä kaikkea "paketti" pitää sisällään ja miten paketointi on tapahtunut kehittämistyön aikana. Tämä edellyttää runsaasti kokemus- ja tietoperustaista tietoa kehittämisen eri vaiheista. Mitä haastavammasta kokonaisuudesta on kyse, sitä enemmän korostuu huolellinen dokumentointi ja todennettuun näyttöön perustuva tieto. Lopullisessa pakkauksessa on oltava näyttöön perustuvat, dokumentoidut ja selkeät käyttöohjeet.

Toinen vähimmäisvaatimus henkilöityy siirtäjän tai siirtäjien persoonaan. Ehkäisevä työ toteutetaan usein projekti- tai prosessityönä, jossa on määritelty tiukasti aika-, budjetti- ja tulostavoitteet. Ehkäisevä ja kehittävä työ personoituu aina vahvasti sekä tekijään että aikaan ja paikkaan, jolloin tavoiteltavaa tuotosta arvioidaan sisällön lisäksi kehittäjien kautta. Yksilöt, persoonat, tekevät keskenään yhteistyötä, eivät hankkeet ja organisaatiot. Siirtäjien kannalta ratkaisevassa roolissa on johdon tai avainhenkilöiden tuki siirtämisprosessin aikana.

Kolmas vähimmäisvaatimus liittyy viestintään ja markkinointiin. Ydinkysymykset ovat kenelle, mitä, miten ja miksi. Ehkäisevän työn hyvät tai jopa erinomaiset tuotokset ovat arvottomia, ellei niitä saada siirrettyä osaksi normaalitoimintaa. Viestinnän ja markkinoinnin keinot ovat saranaroolissa siirtäjien ja vastaanottajien välillä. Carl Rogersia (1983) soveltaen vastaanottajat voidaan jakaa viiteen eri ryhmään: vitkastelijoihin, myöhäiseen enemmistöön, varhaiseen enemmistöön, varhaisiin omaksujiin ja innovaattoreihin. Siirtämisen kannalta on fataalia, jos levittäminen suunnataan vain vitkastelijoihin tai myöhäiseen enemmistöön. Tuotokset eivät silloin siirry eteenpäin. Olennaista on kyetä tunnistamaan varhaiset omaksujat ja innovaattorit, joita on keskimäärin viidennes organisaatioiden avainhenkilöistä. Viestinnän ja markkinoinnin keinot ovat tapauskohtaisia.

Neljäs vähimmäisvaatimus liittyy sponsoreihin ja vaikuttamiseen. Poliittinen vaikuttaminen on suomalaisessa kontekstissa vaatimatonta eikä poliittisiin päätöksentekoon tai valmisteluun joko osata, haluta tai kyetä vaikuttamaan. Päätöksentekoketjun tuntemus on usein alkeellista, jolloin vähäisetkin vaikuttamisyritykset tulevat joko liian aikaisessa tai myöhäisessä vaiheessa. Poliittista vaikuttamista kevyempi tapa on hankkia ehkäisevän työn toteuttamiselle sponsoreita eli puolestapuhujia. Hyvä puolestapuhuja avaa suljettuja ovia ja auttaa oikeiden verkostojen ja yhteyksien luomisessa. Sponsorien on oltava johdon edustajia tai avainhenkilöitä. Sponsorit on hyvä saada näkyvästi osallistumaan toimintaan ja vakuuttamaan epäilevät omalla persoonallaan muutoksen välttämättömyydestä tai hyödyistä.


Lisää Apollo-lentoja eli rohkeutta kokeilla ja epäonnistua

Ehkäisevään työhön liittyy kehittämistyön tavoin usein onnistumisen pakko. Tämä johtaa helposti toiminnan ylisuunnitteluun ja riskien minimoimiseen epäonnistumisen pelossa. Raskaasta suunnittelukulttuurista on siirryttävä hallitusti pari piirua kokeilukulttuurin suuntaan, jossa epäonnistuminenkin voi olla muiden kannalta tärkeä tulos. Ehkäisevän työn näkyminen kunnissa edellyttää, että se nähdään nykyistä enemmän kuntien omana investointina tulevaisuuteen. Kokeilu- ja kehittämistyöhön liittyy aina riskejä. Kuntien kannattaa kannustaa aktiivisia toimijoita kokeilemaan, kehittämään ja soveltamaan uusia ehkäisevän työn malleja riippumatta toimintaympäristön haasteista ja taloudellisesta tilanteesta. Kyse on panostamisesta tulevaisuuteen.

Kirjoittaja on valtiotieteen tohtori, joka toimii Porin kaupungin kehittämispäällikkönä.

 
Julkaistu 19.12.2013
Sivun alkuun |