Marjo-Riitta Pihlajamäki

Kunnan viranomaisten toiminnan haasteita turvakieltotilanteissa

Turvakielto tarkoittaa, ettei henkilön kotikunta- ja osoitetietoja anneta väestötietojärjestelmästä muille kuin viranomaisille. Hakemuksen tulee olla kirjallinen tai hakijan tulee käydä henkilökohtaisesti maistraatissa. Perusteluna turvakiellon hakemiselle on se, että henkilöllä on perusteltu syy epäillä oman tai perheensä terveyden tai turvallisuuden olevan uhattuna. Syy voi liittyä joko ammattiin tai esimerkiksi perheväkivallan uhkaan. Maistraatti voi tällöin hakijan pyynnöstä määrätä, ettei hänen kotikunta- tai osoitetietojaan saa antaa väestötietojärjestelmästä muille kuin viranomaisille. Yleensä kielto koskee myös puolisoa.

Useissa tapauksissa turvakiellon saaneen henkilön tietoja ei luovuteta myöskään viranomaisille. Ne viranomaiset, jotka saavat henkilön yhteystietoja järjestelmiinsä, saavat myös tiedon turvakiellosta.

Samantapaisesta luovutusrajoituksesta on säädetty myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa. Salassapitovelvollisuus koskee tällöin kuitenkin vain sitä viranomaista, jolle henkilö on esittänyt pyynnön tietojensa luovutuskiellosta.


Turvakielto tuo käytännön ongelmatilanteita

Kuntien viranomaistoiminnassa on paljon huomioon otettavia yksilönsuojaan liittyviä asioita. Turvakieltomenettely liittyy läheisesti rikoksentorjuntaan, koska tarkoituksena on estää henkilön terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat uhkat ja rikokset.

Toteuttamisessa on kuntien hallintoarjessa kuitenkin monia tilanteita, joissa yksittäisen viranomaisen harteilla on vaativaa lakien soveltamista ja samalla hyvän ja sujuvan hallinnon vaatimukset. Niiden yhteensovittaminen on joskus hyvin hankalaa ja selkeyttämistä kaivataan.

Turvakieltoon liittyviä ongelmatilanteita voi syntyä eri hallinnonaloilla: hyvinvointitoimialalla sosiaali- ja terveysasioissa, sivistystoimialalla opetuksessa ja päivähoidossa, rakennusvalvonnassa ja ylipäätään kaikissa päätösten tekemiseen ja tiedoksi antamiseen liittyvissä tilanteissa.

Kun kunta esimerkiksi haluaisi ilmoittaa lapsen oppivelvollisuudesta hänen vanhemmilleen tai lähettää kyselykirjeen eikä lasta näy rekistereissä, on jäätävä odottamaan, että vanhemmat ottavat yhteyttä. Sama on tilanne, kun kunnan tulisi selvittää lapsen päivähoidon järjestämisvelvollisuus eikä voida osoitetietojen puuttumisen vuoksi varmuudella todeta asumista kunnassa.

Yhteydenpito potilaisiin ja asiakkaisiin on hankalaa ilman yhteystietoja. Kun lähetetään päätöksiä tiedoksi, kirjeitä asiakkaille, laskuja jne., on yritettävä selvittää osoite puhelimitse. Mikäli puhelinnumero on salainen eikä saatavissa, käännytään maistraatin puoleen. Suurien tapausmäärien vuoksi ei maistraattienkaan palvelu aina riitä ja ole mahdollista.

Kyse voi olla myös kunnan viran tai työpaikan hakutilanteesta. Parhaimmillaan hakemuksia on satoja ja käytännössä jää hakijan vastuulle ilmoittaa turvakiellostaan, koska sen selvittämiseen ei ole valmistelussa käytännössä mahdollisuuksia ja hakijoiden tiedot tulevat ilman erityismainintoja julkisiksi.

Rakennusvalvonta-asiat ovat pääsääntöisesti julkisia ja salassapito niihin liittyen on poikkeus. Mielenkiintoista on esimerkiksi hakemusasiakirjoissa olevien hakijan osoitetietojen käsittely. Kunnan viranomaisen on arkistoitava osoitetiedot sisältävät asiakirjat erikseen ja muista asiakirjoista osoitetiedot on poistettava, koska muuten ne tulevat tietopalvelun kautta julkisiksi.

Erityinen tilanne on myös se, että rakennuslupaa hakeneiden tiedot on skannattu kunnan järjestelmään ja sama hakija myöhemmin hakee itselleen turvakiellon. Turvakielto on voimassa vain aikana, joksi se on myönnetty eli ei takautuvasti. Kuitenkin henkilön tietosuojan kannalta rakennuspiirustukset tulisi poistaa kunnan myyntipalvelusta, koska jos hän asuu samassa osoitteessa, tulee se julkiseksi eikä turvakiellon päämäärä voi toteutua.

Kuntien viranomaiset pyrkivät työssään kehittämään turvakiellon huomioon ottamista entistä paremmin toimivaksi. Asioita on käsitelty myös valtakunnallisissa asiantuntijoiden tapaamisissa. Hallintoa keventävää olisi esimerkiksi luoda järjestelmä, jossa myös turvakiellon omaavien henkilöiden osoitteet olisivat keskitetysti viranomaisten saatavissa helpottaen kunnan palvelujen lainmukaista ja joustavaa toteuttamista.

Kirjoittaja on Turun kaupungin hallintolakimies.

 
Julkaistu 19.12.2013
Sivun alkuun |